W dobie cyfryzacji przedsiębiorstwa coraz częściej dążą do optymalizacji procesów biznesowych, a jednym z kluczowych obszarów jest automatyzacja przetwarzania faktur. Ręczne analizowanie dokumentów przesyłanych drogą mailową może być czasochłonne i podatne na błędy, dlatego warto wdrożyć rozwiązanie oparte na automatycznym odczycie i kolekcjonowaniu danych.
Opis procesu automatyzacji odczytu danych z faktur
Robot BuzzAutomation wykonuje szereg działań, które pozwalają na automatyczne pobieranie, odczyt danych i archiwizację faktur. Cały proces obejmuje następujące kroki:
- Logowanie do skrzynki mailowej – Robot loguje się do nadzorowanej skrzynki pocztowej i wyszukuje nieprzeczytane wiadomości e-mail zawierające faktury.
- Filtrowanie wiadomości – Przeszukiwane są tylko te e-maile, których temat zawiera frazę „Faktura” lub „fv”.
- Obsługa wiadomości – Jeśli istnieją nieprzeczytane wiadomości spełniające kryteria: robot przetwarza wiadomości w kolejności chronologicznej lub jeśli nie ma wiadomości spełniających warunki, proces kończy się logiem „Brak wiadomości e-mail oczekujących na obsługę”.
- Sprawdzanie załączników – Robot analizuje zawartość wiadomości: jeśli wiadomość zawiera co najmniej jeden załącznik w formacie .jpg lub .pdf, przechodzi do dalszego przetwarzania. W przeciwnym razie loguje informację: „Brak załącznika w wiadomości e-mail [Temat, Data przesłania]” i przechodzi do kolejnej wiadomości.
- Pobieranie i przetwarzanie załączników – Robot pobiera plik i przesyła go do Azure Document Intelligence w celu ekstrakcji danych.
- Odczyt danych – System generuje plik .json, który zawiera odczytane dane z faktury.
- Zapis danych do arkusza kalkulacyjnego – Na podstawie pliku .json robot zapisuje dane do pliku Excel o nazwie „[OdczytanyNumerFV_DataOdczytu].xlsx”.
- Aktualizacja pliku raportowego – Robot dodaje wpis z danymi do pliku raportowego.
- Wysyłka odpowiedzi – Wygenerowany plik Excel jest wysyłany w odpowiedzi na przetwarzaną wiadomość e-mail.
- Przenoszenie raportu i zakończenie procesu – Po przetworzeniu wszystkich wiadomości plik raportowy zostaje przeniesiony do katalogu „Done”, a robot kończy swoje działanie.
Dzięki wdrożeniu tego rozwiązania firmy mogą znacząco zwiększyć efektywność przetwarzania faktur, zminimalizować błędy oraz zaoszczędzić cenny czas pracowników. W kolejnych częściach artykułu przybliżymy techniczne aspekty wdrożenia oraz omówimy najlepsze praktyki związane z automatyzacją tego procesu.
Chcesz porozmawiać z naszym specjalistą na temat procesów, które występują w Twojej firmie? Skontaktuj się z nami: https://buzzautomation.pl/kontakt/
