WYZWANIA
Spółka odpowiedzialna za sprzedaż energii elektrycznej codziennie pozyskuje nowych klientów. Wymaga to realizacji wielu procesów biznesowych realizowanych w główniej mierze przez Dział Wsparcia Sprzedaży. Z uwagi zastosowane systemy oraz warunki organizacyjne wiązało się to z następującymi wyzwaniami:
– Dublowanie czynności: proces wymagał rejestracji w kilku miejscach tych samych danych, co znacznie go wydłużało,
– Błędy w procesowaniu – duża ilość powtarzalnych czynności wpływała na większą ilość błędów wykonywanych przez pracowników,
– Dodatkowe koszty zatrudnienia – w przypadku nagłych wzrostów wolumenu wymagane było zatrudnianie nowych pracowników lub doszkalanie osób z innych działów,
– Koszty utrzymania – w przypadku spadków wolumenu Klient ponosi koszty utrzymania zespołu w pogotowiu zmian,
– Utrudniony monitoring statusu spraw – w przypadku opóźnienia w realizacji procesu występuje ryzyko kar.
AUTOMATYZACJA PROCESÓW BIZNESOWYCH
Na potrzeby Klienta wdrożyliśmy kilka elementów, które składają się na całe rozwiązanie, a które to bezpośrednio wpłynęły na sprawniejsze i optymalne procesowanie umów prosumenckich i rezerwowych:
- Generator umów – Formularz internetowy pozwalający w biurze obsługi klienta na wygenerowanie dokumentu umowy oraz zebranie informacji o umowie w formie cyfrowej,
- Moduły realizujące zadania automatycznie: orkiestrator zarządzający pracą oraz roboty rejestrujące umowy w systemie CRM,
- Moduł zarządzający zadaniami manualnymi w procesie – system workflow, w którym obsługiwane są niestandardowych przypadki oraz zadania, które nie podlegają robotyzacji w procesie.
W ostatnim etapie procesu dane trafiają do narzędzia Router PWI – jest to autorskie rozwiązanie firmy X-Code Sp. z o. o. służące do automatyzacji procesów realizowanych na Platformach Wymiany Informacji w ramach procesu zmiany sprzedawcy.
źródło: Fragment prezentacji przedstawionej podczas konferencji Hiperautomatyzacja 5, 23.03.2022 roku.
ZALETY RPA
Głównym benefitem rozwiązania jest skrócenie czasu procesowania pojedynczej sprawy, sama rejestracja umowy w systemie przez robota realizowana jest 2,5 razy szybciej. Tam gdzie to możliwe, zastosowana automatyzacja umożliwiła Klientowi odciążenie pracowników od dublowania czynności lub w ogóle rezygnacji z niektórych z nich. Kolejną korzyścią jest uniknięcie kosztów w przypadku pojawienia się tzw. peaków wolumenu (nagłego zwiększenia ilości spraw). Włączenie kolejnych robotów to jedynie koszt infrastruktury, a zatem nie pojawiają się koszt – kolejny robot jako pracownik nie wymaga czasu na wdrożenie i pozyskanie wiedzy biznesowej. Klient unika kosztów zatrudnienia, szkolenia oraz tymczasowych kosztów utrzymania. Ponadto, całe rozwiązanie jest w pełni skalowalne – na każdym etapie procesu istnieje możliwość raportowania ilości spraw.
źródło: Fragment prezentacji przedstawionej podczas konferencji Hiperautomatyzacja 5, 23.03.2022 roku.
Jak wynika ze statystyk robotyzacja całego Procesu Umowy Prosumenta i Rezerwowej pozwoliła na odciążenie Działu Wsparcia Sprzedaży w zakresie czynności wykonywanych przez 28 osób.
