Automatyzacja Procesów Biznesowych

Wykorzystywanie nowych technologii w celu wsparcia i optymalizacji pracy to codzienność. To szczególnie istotne, ponieważ cyfrowa transformacja pozwala przetrwać na konkurencyjnym rynku. Automatyzacja procesów biznesowych to dość szerokie pojęcie, które dotyczy wielu dziedzin technologii, jednak głównie polega na zastępowaniu pracy ludzkiej pracą robotów.

Roboty programowe, które wykorzystujemy przy automatyzacji procesów biznesowych, mają za zadanie odciążyć pracowników od monotonnych i powtarzalnych zadań na rzecz tych bardziej kreatywnych.

To programy komputerowe, które wspierają pracownika w codziennej pracy np. przy wypełnianiu formularzy, uzupełnianiu tabel, pozyskiwaniu danych z wyszukiwarek – wszędzie tam, gdzie istnieje konieczność wprowadzania danych. Idealnie sprawdzają się w przypadku dużych wahań wolumenów i braków kadrowych.

Automatyzacja procesów biznesowych pozwala na generowanie oszczędności, które w rezultacie mogą zostać zainwestowane w zwiększenie kompetencji pracowników.

Technologię służącą do automatyzacji procesów biznesowych można wykorzystać w wielu różnych branżach, niezależnie od złożoności występujących procesów. Im szersze stosowanie automatyzacji procesów w organizacji, tym większa szansa na osiągnięcie lepszych wyników i minimalizację kosztów.

Poniżej kilka praktycznych przykładów wykorzystania automatyzacji:

BPA tak samo jak RPA automatyzują procesy, by zwiększyć skuteczność działań biznesowych. Wykorzystywanie tego typu nowych technologii przynosi wiele korzyści. Między automatyzacją procesów biznesowych a robotyzacją jest wiele różnic, jednak najważniejsze z nich dotyczą kosztów, integracji oraz workflow.

BPA (Automatyzacja Procesów Biznesowych) polega na usprawnieniu procesów w całym przedsiębiorstwie. Dotyczy wdrożenia rozwiązań, które zintegrują wszystkie aplikacje w organizacji.

RPA (Zrobotyzowana Automatyzacja Procesów) polega na wykorzystywaniu robotów programowych, które naśladują czynności wykonywane przez człowieka. Dzięki gotowym kontrolkom z funkcjami (no-code), używanymi na zasadzie drag and drop, narzędzia RPA umożliwiają nagrywanie i odtwarzanie procesów biznesowych.

Wdrożenie automatyzacji zapewnia rozwój biznesu i pozwala organizacji efektywniej zarządzać procesami. To doskonałe narzędzie, które można wykorzystać w każdej organizacji. Do głównych zalet wykorzystania automatyzacji należą:

• Redukcja kosztów realizacji procesów – automatyzacja procesów zmniejsza wydatki, które organizacja ponosi w związku z zatrudnieniem. Sprawdź: Robotyzacja procesów pozwoliła na odciążenie Działu Wsparcia Sprzedaży w zakresie czynności wykonywanych przez 28 osób.
• Redukcja błędów i poprawa jakości procesów wewnętrznych – automatyzacja procesów eliminuje błędy ludzkie, które powstają w wyniku ręcznego wprowadzania danych.
• Automatyzacja procesów podnosi wydajność i poprawia jakość pracy.
• Likwidacja wąskich gardeł w procesie.
• Automatyzacja zapewnia większą kontrolę nad procesami.
• Odciążenie pracowników od czasochłonnych zadań i wykorzystanie ich kompetencji.

PROCESY BIZNESOWE W ENERGETYCE

Spółka odpowiedzialna za sprzedaż energii elektrycznej codziennie pozyskiwała nowych klientów. Wymagało to realizacji wielu procesów, wykonywanych w główniej mierze przez Dział Wsparcia Sprzedaży.

Z uwagi na wykorzystywane systemy, złożony proces oraz wewnętrzne warunki organizacyjne, wiązało się to z następującymi wyzwaniami:

• Dublowanie czynności: proces wymagał rejestracji w kilku miejscach tych samych danych, co znacznie go wydłużało,
• Błędy w procesowaniu – duża ilość powtarzalnych czynności wpływała na większą ilość błędów wykonywanych przez pracowników,
• Dodatkowe koszty zatrudnienia – w przypadku nagłych wzrostów wolumenu wymagane było zatrudnianie nowych pracowników lub doszkalanie osób z innych działów,
• Koszty utrzymania – w przypadku spadków wolumenu Klient ponosi koszty utrzymania zespołu w pogotowiu zmian,
• Utrudniony monitoring statusu spraw – w przypadku opóźnienia w realizacji procesu występuje ryzyko kar naliczanych przez URE.

Na potrzeby Klienta wdrożono rozwiązanie składające się z kilku elementów, których działania bezpośrednio wpłynęły na sprawniejszą i optymalną realizację procesów biznesowych:

• Generator umów – Formularz internetowy pozwalający na wygenerowanie dokumentu umowy oraz zebranie informacji o umowie w formie cyfrowej,
• Moduły realizujące zadania automatycznie – orkiestrator zarządzający pracą oraz roboty rejestrujące umowy w systemie CRM,
• Moduł zarządzający zadaniami manualnymi w procesie – system workflow, w którym obsługiwane są niestandardowe przypadki oraz zadania, które nie podlegają robotyzacji w procesie.

W ostatnim etapie procesu dane trafiają do narzędzia Router PWI – to autorskie rozwiązanie firmy X-Code służące do automatyzacji procesów biznesowych realizowanych na Platformach Wymiany Informacji w ramach zmiany sprzedawcy.

PROCESY BIZNESOWE W FIRMACH USŁUGOWYCH

Procesowanie umów składa się z wielu etapów zarządzanych często przez pracowników w różnych działach.

Automatyzacja procesów biznesowych może zmniejszyć zaangażowanie osób zatrudnionych przy prostych czynnościach i przekierować ich do bardziej ambitnych zadań.

Przykładowo, w systemach CRM roboty mogą automatycznie pobierać umowy, które trafiają do pracowników na skrzynkę e-mail, samodzielnie tworzyć nowe profile klientów w systemie, tworzyć konta rozliczeniowe oraz automatycznie wypełniać umowy.

Automatyzacja procesów biznesowych widocznie wpływa na zwiększenie efektywności pracy, skraca czas procesowania umów oraz zwiększa jakość obsługi klienta. Poniżej przedstawiamy kilka przykładów automatyzacji procesów:

•  Akceptacja faktur w systemie,
•  Rejestracja umów/kontrahentów w systemach,
•  Weryfikacja osób/pracowników/firm w zestawieniach,
•  Weryfikacja danych/przenoszenie danych do systemu ze stron www,
•  Weryfikacja list płac,
•  Procesowanie/zatwierdzanie zwolnień lekarskich z profilu PUE ZUS,
•  Wystawienie skierowań na badania lekarskie,
•  Wystawianie wniosków/zaświadczeń,
• Wysyłka wiadomości i pobieranie danych w procesie rekrutacji,
•  Masowa wysyłka wiadomości/automatyczna wysyłka odpowiedzi /odczytywanie wiadomości z zapisem treści i załączników.