Skip to main content

Automatyzacja w HR

Robot Co to jest RPA automatyzacja w księgowości

Które procesy warto zautomatyzować w branży HR?

Postępująca automatyzacja spotyka się z coraz większym zainteresowaniem organizacji, którym zależy na rozwoju i szybszym osiągnięciu założonych celów. Procesy HR są szczególnie ważne, ponieważ właśnie ten dział pozyskuje wartościowych pracowników, którzy mają za zadanie budować wartość firmy. Automatyzacja w branży HR pozwala na korygowanie błędów rekruterów, czy pozyskiwanie wartościowych danych, co wpływa na szybsze podejmowanie decyzji w sprawie wyboru kandydatów. Codzienne zadania prowadzone przez rekrutrów mogą być wspomagane są przez roboty, które np. potrafią wyodrębnić z nadesłanych CV kandydatów, na których najbardziej nam zależy. Poniżej przedstawiamy kilka przykładów automatyzacji procesów w branży HR:

 

Wybór kandydatów

Podejmowanie decyzji dotyczącej wyboru kandydatów to złożony proces, który składa się z wielu etapów. Przy dużej ilości zgłoszeń, które otrzymuje rekruter, ciężko w stosownym czasie wyodrębnić pracowników, którzy spełniają wszystkie kryteria pracodawcy. Automatyzacja pozwala na dokładne filtrowanie wyników wyszukiwania potencjalnych kandydatów z różnych miejsc, co przyspiesza proces wyboru pracowników, którzy odpowiadają wymaganiom firmy.

 

Mailing

Każe zgłoszenie, które wpada do skrzynki rekrutera musi zostać zarejestrowane i jeżeli spełnia kryteria oferty, dodane do bazy CV. Roboty mogą automatycznie zapisać plik w odpowiedniej bazie danych, sprawdzić czy kandydat spełnił kryteria, które zamieściliśmy w ogłoszeniu oraz automatycznie odpowiadać na pytania, które rekruter otrzymuje na skrzynkę e-mail. Wykorzystanie automatyzacji pozwala na skrócenie czasu procesowania dokumentów i dokładniejszy wybór potencjalnych kandydatów.

 

Wystawianie wniosków i skierowań

Pracownicy działów HR zobowiązani są do wystawania różnego rodzaju skierowań czy wniosków, które należy dostarczyć pracownikowi w odpowiednim czasie. Przykładowo,  robot może pobierać raport, który zawiera dane dotyczące terminu oraz warunku wysłania pracownika na badania kontrolne. Sprawdź: Automatyczne generowanie skierowań na badania medycyny pracy i wysyłanie powiadomień do pracowników. Następnie, na podstawie danych z raportu może automatycznie generować skierowania i przesyłać je do właściwych działów.

 

Raportowanie

Zarządzanie zasobami ludzkimi to jedna z ważniejszych funkcji w organizacji. Aby skutecznie kontrolować pracę działów HR, należy dokładnie analizować ich efektywność. Automatyzacja umożliwia tworzenie raportów na podstawie wybranych danych, co daje szansę na poprawę wyników rekruterów. Roboty unikają błędów, które mogłyby powstać w procesie tworzenia raportu przez pracowników.

 

Multiposting

Istnieją narzędzia, które pozwalają na automatyczne publikowanie ofert pracy w różnych witrynach w sieci. Dodatkowo, roboty mogą publikować informacje o pracy w mediach społecznościowych oraz automatycznie odpowiadać na wiadomości otrzymane np. w Messengerze. Automatyzacja procesu pozwala na szybsze przesyłanie odpowiedzi na pytania kandydatów w procesie rekrutacji, co zwiększa efektywność pracy działów HR w firmie.

Automatyzacja w HR

Automatyczne generowanie skierowań na badania medycyny pracy i wysyłanie powiadomień do pracowników.

Liczba pracowników: około 150

Problem

Pracownicy działu kadr pobierają raporty z portalu pracowniczego i na ich podstawie otrzymują listy osób, które należy skierować na badania medycyny pracy w danym okresie. Następnie ręcznie generują skierowania, wypełniają je o brakujące dane i przesyłają do wybranych pracowników. Skierowania należy odebrać osobiście w dziale kadr, we właściwym departamencie.

Rozwiązanie

Robot automatycznie pobiera raport z portalu pracowniczego. Sprawdza, czy pracownicy, którzy znaleźli się w raporcie spełniają określone warunki (np. czy pracownik nie jest w trakcie dłuższego zwolnienia z tytułu choroby). Następnie generuje skierowania właściwym osobom, odznacza czynność w portalu pracowniczym i przekazuje wypełnione skierowania bezpośrednio do działu kadr, według właściwych departamentów. Po 48 godzinach robot wysyła wybranym pracownikom powiadomienia o konieczności odebrania skierowania.

Korzyści z wdrożenia automatyzacji

  • Oszczędność czasu pracy,
  • Większa kontrola nad wystawianiem skierowań,
  • Odciążenie pracowników od monotonnych czynności.
Automatyzacja w HR

Zamykanie wyjść służbowych i innych wyjść traktowanych na równi z wykonywaniem obowiązków służbowych poprzez wykorzystanie automatyzacji.

Liczba pracowników: około 3000

Problem

W ramach systemu rejestracji czasu pracy pracownicy korzystają z kart, które przykładają do czytnika przy wejściu i wyjściu do biura. Dane z kart przesyłane są bezpośrednio do portalu pracowniczego.

Aby opuścić firmę w celach służbowych, w czasie pracy, pracownicy zobowiązani są do wcześniejszego wypełnienia wniosku i przesłania go do swojego przełożonego. We wniosku określają dokładny cel opuszczenia firmy.

Pomimo uzyskania akceptacji wniosku, pracownicy muszą samodzielnie zmienić w portalu pracowniczym wybrane wyjście, na wyjście w celach służbowych. Wynika to z braku automatycznego określania celu wyjścia pracownika w portalu pracowniczym.

Rozwiązanie

Obecnie robot na podstawie zaakceptowanych wniosków dostarczonych w pliku tekstowym, automatycznie zmienia w portalu pracowniczym zarejestrowane wyjścia na wyjścia służbowe. Automatyzacja służy porządkowaniu wpisów w portalu pracowniczym.

Korzyści z wdrożenia automatyzacji

  • Oszczędność czasu pracy,
  • Wyeliminowanie nieprawidłowości w rozliczaniu czasu pracy.
Automatyzacja w HR

Automatyczne generowanie skierowań na badania kontrolne i wysyłanie powiadomień do pracowników.

Liczba pracowników: około 500

Problem

Kontrolnym badaniom lekarskim podlegają wszyscy pracownicy, którzy wracają do wykonywania pracy po przynajmniej 30-dniowej nieobecności.

Pracownicy działu kadr tworzą listę osób, które zgodnie z prawem powinny zostać skierowane na badania kontrolne. Wymaga to dokładnej weryfikacji czasu pracy wszystkich zatrudnionych osób. Następnie, ręcznie przesyłają powiadomienia o zbliżającym się badaniu do wszystkich osób z listy.

Rozwiązanie

Robot na podstawie danych z portalu pracowniczego automatycznie generuje raport, który zawiera listę osób nieobecnych minimum 27 dni i przesyła go do działu kadr (raz w tygodniu).

Robot na podstawie danych z portalu pracowniczego generuje raport, który zawiera listę osób nieobecnych minimum 30 dni, sprawdza czy pracownicy z listy rozpoczęli pracę po upłynięciu wyznaczonego terminu i przesyła gotowy dokument do działu kadr (codziennie).

Robot przesyła powiadomienia z prośbą o kontakt do wszystkich osób, które wróciły do pracy po dłuższej nieobecności.

Korzyści z wdrożenia automatyzacji

  • Oszczędność czasu pracy.
  • Większa kontrola nad wystawianiem skierowań.
  • Odciążenie pracowników od monotonnych zadań.