Automatyzacja w księgowości
Które procesy warto zautomatyzować?
Dzięki wykorzystaniu technologii automatyzacji, instytucje finansowe prężnie się rozwijają. Ten trend widoczny jest już nie tylko na rynkach zagranicznych, lecz również w Polsce. Czasochłonne procesy księgowe zastępowane są pracą robotów, w związku z tym pracownicy, mogą rozwijać swoje umiejętności analityczne, czy wykonywać zadania wymagające większej kreatywności. Pozostaje pytanie, które procesy księgowe należy zautomatyzować? Poniżej przedstawiamy praktyczne przykłady automatyzacji poszczególnych procesów w księgowości:
Faktury
W zależności od sposobu przetwarzania faktur, roboty programowe mogą samodzielnie księgować dane, tworzyć raporty na podstawie pozyskanych informacji, zapisywać dane w systemie rozliczeń czy przesyłać faktury na pozyskane adresy e-mail. Dzięki automatyzacji unikamy błędów, które mogłyby powstawać w wyniku niepoprawnego zapisu danych przez pracownika.
Wyciągi bankowe
Instytucje finansowe generują wyciągi bankowe, które zawierają różnego rodzaju formaty danych. Roboty programowe mogą samodzielnie procesować dokumenty, niezależnie od formatu oraz zapisywać najważniejsze informacje. Proces może wymagać ciągłego monitorowania w celu rozwiązywania wyjątków, jednak to nadal znaczna oszczędność czasu przetwarzania danych.
Rozliczenia zobowiązań
To doskonały przykład złożonego procesu, którego większość etapów możemy w pełni zautomatyzować. Roboty programowe weryfikują nowych klientów, pobierają i zapisują dane z faktur (tych papierowych oraz elektronicznych), weryfikują kontrahentów na białej liście podatników VAT oraz monitorują rozliczenia. Automatyzacja wszystkich tych etapów usprawnia pracę i gwarantuje oszczędność czasu i kosztów obsługi procesu.
Monitorowanie rozliczeń
W przypadku braku otrzymania należności, robot może automatycznie na podstawie otrzymanych danych np. z pliku .xlsx tworzyć i przesyłać wezwania do zapłaty. Takie działania usprawniają proces windykacji.
Weryfikacja kontrahentów – Biała lista
Biała lista umożliwia weryfikację wybranych kontrahentów, by uniknąć sytuacji, w których właściciele firm biorą udział w transakcjach ze znikającymi podatnikami VAT. Dane firmy wpisujemy w dedykowanym formularzu, na stronie ministerstwa. Roboty programowe obsługują przeglądarki internetowe, co pozwala na wypełnienie formularzy danymi pobranymi z plików .xlsx. Robot pobiera i wpisuje dane w wiersze, weryfikuje je i przesyła najważniejsze informacje do wybranego pliku.
Automatyzacja raportów w księgowości
Działy księgowe w instytucjach finansowych generują wszelkiego rodzaju raporty, które najczęściej przygotowywane są ręcznie przez pracowników. Automatyzacja pozwala na zintegrowanie wszystkich danych z raportów i umieszczenie ich w jednym spójnym dokumencie. Zautomatyzowany proces umożliwia ograniczenie występowania błędów i odciąga pracowników od czasochłonnych i monotonnych zadań.
Automatyzacja w księgowości – przykłady
Automatyczna weryfikacja podmiotów w RPWDL (Rejestr Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą)
Problem
Rejestr Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą zawiera dane firm, które udzielają świadczeń zdrowotnych w Polsce.
Pracownicy, na podstawie otrzymanych danych, ręcznie weryfikowali podmioty w portalu RPWDL. Otwierali przeglądarkę, wpisywali adres portalu RPWDL, uzupełniali dane do wyszukiwania (np. NIP) i na podstawie zwróconych wyników określali, czy wyszukiwany podmiot znajduje się w rejestrze. Zapisywali wyniki i przechodzili do weryfikacji kolejnych danych.
Rozwiązanie
Robot otwiera portal RPWDL. Następnie wypełnia filtry, które pozwalają pobrać listę aktywnych podmiotów leczniczych oraz pobiera folder ZIP, z którego wyodrębnia plik „podmioty.csv”. Robot automatycznie weryfikuje czy w pobranym pliku znajdują się numery NIP z pliku wejściowego. Jeżeli znajduje wybrany numer NIP, w kolumnie RPWDL zaznacza „TAK”, jeżeli nie znajduje numeru NIP, zaznacza „NIE”.
Korzyści z wdrożenia automatyzacji
- Unikanie błędów w procesie,
- Odciążenie pracowników od czasochłonnych i monotonnych zadań,
- Przyspieszenie realizacji procesu.
Poznaj procesy, które udało nam się zautomatyzować w innych branżach:
Automatyzacja procesów w HR Automatyzacja w marketingu i sprzedaży
