Skip to main content

W dzisiejszych czasach, kiedy technologia odgrywa kluczową rolę w zarządzaniu firmami, automatyzacja procesów staje się nie tylko trendem, ale i koniecznością. Automatyzacja skrzynek pocztowych w firmie zajmującej się sprzedażą RTV i AGD, którą przeprowadziliśmy w ostatnim czasie, zwiększyła efektywność i zmniejszyła liczbę wykonywanych błędów. Poniżej przedstawiamy cele i szczegółowy plan automatyzacji dla trzech różnych skrzynek pocztowych.

Cele automatyzacji

Głównym celem automatyzacji skrzynek pocztowych było usprawnienie zarządzania korespondencją oraz załącznikami, co w efekcie prowadzi do:

  • Zwiększenia kontroli nad procesami wewnętrznymi.
  • Unikania błędów ludzkich.
  • Obniżenia kosztów realizacji procesów.
  • Szybszej obsługi zadań.

1 Skrzynka Pocztowa: Weryfikacja i skanowanie wiadomości

  • Automatyczne sprawdzanie, czy nadawca jest zaufany, na podstawie wcześniej zdefiniowanych kryteriów.
  • Każda wiadomość e-mail i jej załączniki są skanowane w celu wykrycia potencjalnych zagrożeń.
  • Automatyczne pobieranie wiadomości z serwera.
  • Wyodrębnianie załączników w formacie PDF z pobranych wiadomości.
  • Analiza pobranych plików PDF w celu określenia liczby stron.

2 Skrzynka Pocztowa: Pobieranie i skanowanie plików

  • Filtracja i pobieranie wiadomości e-mail spełniających określone kryteria.
  • Automatyczne wyodrębnianie plików PDF z pobranych wiadomości.
  • Skanowanie załączników pod kątem wirusów.
  • Podobnie jak w pierwszej skrzynce, liczenie stron w plikach PDF.

3 Skrzynka Pocztowa: Weryfikacja grupy nadawców i zarządzanie plikami

  • Sprawdzanie, czy nadawca jest częścią zdefiniowanej grupy zaufanych nadawców.
  • Wyodrębnianie wszystkich załączników PDF z wiadomości.
  • Każdy pobrany plik PDF otrzymuje unikatowy numer identyfikacyjny i zostaje przeniesiony do odpowiedniego folderu w systemie.

Dlaczego warto?

Automatyzacja procesów na skrzynkach pocztowych przynosi szereg korzyści, które są kluczowe dla sprawnego funkcjonowania firmy:

  • Automatyzacja pozwala na ścisłą kontrolę nad procesami, minimalizując ryzyko błędów ludzkich.
  • Dzięki automatyzacji możliwe jest wyeliminowanie błędów wynikających z ręcznego przetwarzania wiadomości i załączników.
  • Automatyzacja pozwala na zmniejszenie kosztów operacyjnych poprzez redukcję czasu pracy i zasobów potrzebnych do obsługi procesów.
  • Procesy automatyczne działają szybciej niż ręczne, co prowadzi do zwiększenia efektywności i skrócenia czasu realizacji zadań.

Wdrożenie automatyzacji skrzynek pocztowych to krok ku nowoczesności, który przyczynił się do usprawnienia codziennych operacji w firmie. Dzięki temu firma skupiła się na kluczowych aspektach swojej działalności, jednocześnie zwiększając swoją konkurencyjność na rynku.

Artykuł, który może Cię zainteresować:

5 procesów biznesowych, które zautomatyzowaliśmy w transporcie