ACP Global Forwarding Sp. z o.o., będąca częścią międzynarodowej grupy Geopost, to firma spedycyjna, która obsługuje transport drogowy oraz usługi celne. Dynamiczny rozwój i rosnąca liczba klientów sprawiły, że manualna obsługa weryfikacji i rejestracji klientów w systemie SPEED stała się czasochłonna, podatna na błędy i wymagała znacznych zasobów ludzkich.
Firma stanęła przed wyzwaniem zoptymalizowania procesu, który obejmował weryfikację e-maili, sprawdzanie klientów w bazach zewnętrznych oraz finalną rejestrację w systemie SPEED. Kluczowym celem było przyspieszenie procesów, wyeliminowanie błędów oraz zwiększenie efektywności operacyjnej.
Jak zautomatyzowaliśmy procesy?
Aby usprawnić obsługę klientów, wdrożyliśmy automatyzację procesów (RPA), która przejęła kluczowe etapy procesu rejestracji, działając w pełni automatycznie i cyklicznie co 5 minut.
Automatyzacja obejmuje trzy główne etapy:
- Weryfikacja wiadomości e-mail – robot analizuje treść i kompletność zgłoszenia, sprawdza adres nadawcy, weryfikuje obecność załączników oraz kontaktuje się z klientem w przypadku braków.
- Weryfikacja klienta – system automatycznie sprawdza dane w kluczowych rejestrach, takich jak Biała Lista VAT, KRD, VIES oraz portal usług publicznych Ministerstwa Finansów, minimalizując ryzyko współpracy z nierzetelnymi kontrahentami.
- Rejestracja w systemie SPEED – po pomyślnej weryfikacji robot automatycznie uzupełnia dane klienta w systemie, przypisuje opiekuna biznesowego, dołącza wymagane dokumenty i generuje powiadomienia o statusie rejestracji.
Efekty wdrożenia automatyzacji
Dzięki wdrożeniu RPA, ACP Global Forwarding osiągnęło znaczące usprawnienia w obszarze obsługi klientów:
- Przyspieszenie procesów – czas rejestracji skrócony z kilku godzin do kilku minut.
- Pełna eliminacja błędów ludzkich – automatyczna walidacja danych zapewnia większą dokładność i bezpieczeństwo operacyjne.
- Zwiększona wydajność zespołu – pracownicy mogą skupić się na zadaniach strategicznych, zamiast wykonywać powtarzalne czynności.
- Lepsza kontrola i przejrzystość – pełna dokumentacja każdej rejestracji oraz automatyczne raportowanie statusów.
