Szanowni Państwo,
przedstawiamy naszą Politykę Prywatności. Polityka ta pomoże Państwu podejmować przemyślane decyzje na temat relacji z nami, prosimy o uważne zapoznanie się z jej treścią.
Szanowni Państwo,
przedstawiamy naszą Politykę Prywatności. Polityka ta pomoże Państwu podejmować przemyślane decyzje na temat relacji z nami, prosimy o uważne zapoznanie się z jej treścią.
Wprowadzenie
Niniejszy dokument zawiera naszą Politykę Prywatności tj. zasady jakimi kierujemy się w procesach przetwarzania danych osobowych. Dokument ten zawiera również treści obowiązków informacyjnych, które zgodnie z przepisami prawa muszą być przedstawione osobom, których dane dotyczą, czyli Państwu. Zanim przejdziemy do szczegółów, chcielibyśmy podkreślić niektóre z kluczowych zasad ochrony danych osobowych. Są one dla nas ważne, gdyż wiemy, iż są ważne również dla Państwa.
Polityka Prywatności ma cztery cele:
1. Wyjaśnienie, w jaki sposób wykorzystujemy informacje, które Państwo nam dostarczają, aby jeszcze lepiej dopasowywać nasze produktu i usługi do Państwa oczekiwań;
2. Zagwarantowanie, że wszelkie informacje o procesie przetwarzania Państwa danych, zostały przedstawione w sposób jasny i przejrzysty;
3. Zapewnienie Państwa, że dane osobowe przez nas przetwarzane są bezpieczne w stosunku do zagrożeń jakie pojawiają się w procesach ich przetwarzania,
4. Zapewnienie transparentności w kontaktach z nami, tak by realizacja prawa do prywatności była zawsze zagwarantowana.
Wszystkie informacje, które pobieramy, są związane pośrednio lub bezpośrednio z prowadzoną przez nas działalnością tj. tworzenie kompleksowej, szytej na miarę usługi programistycznej przy jednoczesnym wykorzystaniu najnowocześniejszych rozwiązań technologicznych.
Jesteśmy administratorem Państwa danych osobowych, co oznacza, że decydujemy o celach i środkach ich przetwarzania. W praktyce należy pamiętać, że X-CODE sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Klaudyny 21 lok. 8, 01-684 Warszawa jest tym podmiotem, który odpowiada za Państwa dane osobowe. W zakresie realizacji jakichkolwiek pytań lub wątpliwości związanych z Państwa danymi osobowymi należy kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych pod adresem: iod@x-code.pl
Ogólnie rzecz biorąc wszelkie dane osobowe przetwarzane przez nas są podzielone na procesy, w których są one przetwarzane ze względu na główny cel, który przyświeca temu przetwarzaniu oraz kategorię osób, których dane dotyczą. Będą to kolejno:
1. Rekrutacja
Dane osobowe kandydatów do pracy są przetwarzane w celu sprawnego przeprowadzenia procesu selekcji kandydatów do pracy oraz ostatecznego wyłonienia osoby najbardziej odpowiedniej na konkretne stanowisko. Państwa dane osobowe w tym procesie są przetwarzane na postawie Państwa zgody. Warto zaznaczyć, że zgoda może być wyrażona na przetwarzanie danych osobowych w celu wzięcia udziału w konkretnej rekrutacji jak również na potrzeby przyszłych ewentualnych procesów rekrutacji. Nie zamykamy się przed specjalistami, którzy chcą wspólnie z nami osiągnąć sukces. W procesie przechowujemy Państwa dokumenty aplikacyjne przez okres 2 lat od momentu zakończenia procesu rekrutacji. Po upływie tego okresu czasu Państwa dane (jeżeli nie nawiążemy współpracy) zostaną całkowicie usunięte z naszych zasobów. Podanie danych osobowych jest całkowicie dobrowolne, jednak niektóre informacje, w szczególność o Państwa doświadczeniu zawodowym są bardzo istotne ze względu na cel jaki chcemy osiągnąć. Państwa dane osobowe w tym procesie mogą być powierzone podmiotom zewnętrznym biorącym udział w procesie rekrutacji jednak zaznaczamy, że podmioty te pozostają pod naszym stałym nadzorem i zapewniają co najmniej ten sam poziom bezpieczeństwa danych osobowych co my.
2. Proces marketingowy
Dane osobowe klientów i potencjalnych klientów (prospektów) są przetwarzane w celu świadczenia możliwości przedstawienia oferty własnych produktów i usług, udzielenia odpowiedzi na zapytania ofer-towe oraz w celu prowadzenia aktywnych działań marketingowych wybranymi kanałami komunikacji lub publikacji wizerunku z udziału w eventach branżowych. Państwa dane osobowe w tym procesie są prze-twarzane na podstawie Państwa zgody (marketing wybranymi kanałami komunikacji) lub w celu zawar-cia umowy w przypadku zapytań ofertowych kierowanych do spółki, jak również w celu jej realizacji w ramach zapisania się do Newsletter. Dodatkowo Państwa dane są przetwarzania na podstawie tzw. prawnie uzasadnionego celu administratora danych osobowych w momencie gdy polecamy usługi spółki w kontaktach osobistych lub tworzymy statystyki i raporty marketingowe. Podanie danych osobowych w tym procesie jest dobrowolne, jednak ich niepodanie uniemożliwi nam udzielenie odpowiedzi na za-pytanie ofertowe lub przedstawianie naszej oferty w sposób dopasowany do Państwa indywidualnych potrzeb. W procesie Państwa dane osobowe są przechowywane przez 3 lata od odwołania przez Pań-stwa zgody, jeżeli ją Państwo wyrazili. W pozostałym zakresie również 3 lata od zakończenia świadczenia usługi biuletynu informacyjnego tj. od ostatniego aktywnego działania na danych osobowych lub złoże-nia przez Państwa zapytania ofertowego Po upływie tego okresu czasu Państwa dane (jeżeli nie nawią-żemy współpracy) zostaną całkowicie usunięte z zasobów spółki. Państwa dane osobowe w tym procesie mogą być powierzone podmiotom zewnętrznym biorącym udział w procesie marketingowym (np. do-stawcy usług mailingu) jednak zaznaczamy, że podmioty te pozostają pod stałym nadzorem spółki i za-pewniają co najmniej ten sam poziom bezpieczeństwa danych osobowych.
3. Świadczenie usług
Dane osobowe, w szczególności jednoosobowych przedsiębiorców, spółek cywilnych jak i przedstawicieli osób prawnych są przetwarzane w celu realizacji umowy o świadczenie usług. Państwa dane osobowe w tym procesie są przetwarzane w celu wypełnienia naszych obowiązków wynikających z przepisów prawa (głównie podatkowego) oraz w tzw. prawnie usprawiedliwionym celu, którym są działania raportowe oraz statystyczne. W procesie przechowujemy Państwa dane osobowe przez okres 6 lat od ich zarchiwizowania, czyli np. od wykonania ostatniej czynności w związku z wystawieniem dokumentu księgowego na Państwa rzecz. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie uniemożliwi nam realizację umowy lub wystawienie dokumentu księgowego. Państwa dane osobowe w tym procesie mogą być powierzone podmiotom zewnętrznym biorącym udział w procesie jednak zaznaczamy, że podmioty te pozostają pod naszym stałym nadzorem i zapewniają co najmniej ten sam poziom bezpieczeństwa danych osobowych co my.
4. Kontrahenci i dostawcy
Dane osobowe przedstawicieli naszych kontrahentów tj. zarówno jednoosobowych przedsiębiorców, spółek cywilnych jak i przedstawicieli osób prawnych są przetwarzane w celu realizacji zobowiązań umownych. Państwa dane osobowe w tym procesie są przetwarzane na podstawie umowy (nawet jeżeli nie została ona utrwalona na piśmie), w celu wypełnienia naszych obowiązków wynikających z przepisów prawa (głównie podatkowego) oraz w tzw. prawnie usprawiedliwionym celu, którym realizacja umowy z kontrahentem (najczęściej Państwa pracodawcą). W procesie przechowujemy Państwa dane osobowe przez okres 6 lat od ich zarchiwizowania, czyli od wykonania ostatniej czynności w związku z realizacją umowy z kontrahentem. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie uniemożliwi nam realizację umowy z kontrahentem. Państwa dane mogły być udostępnione przez kontrahenta (np. Państwa pracodawcę). Państwa dane osobowe w tym procesie mogą być powierzone podmiotom zewnętrznym biorącym udział w procesie jednak zaznaczamy, że podmioty te pozostają pod naszym stałym nadzorem i zapewniają co najmniej ten sam poziom bezpieczeństwa danych osobowych co my.
5. Kontrola dostępu
Dane osobowe są również przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia przebywających w naszych lokalizacjach. Państwa dane osobowe w tym procesie są przetwarzane na podstawie tzw. prawnie usprawiedliwionego celu, którym jest ww. ochrona. W procesie przechowujemy Państwa dane osobowe przez okres od 3 miesięcy do 2 lat od ich zarchiwizowania w zależności od lokalizacji, czyli np. utrwalenia Państwa wizerunku na monitoringu wizyjnym. Podanie danych osobowych w tym procesie jest również dobrowolne, jednak ich niepodanie uniemożliwi wejście na obszar chroniony. Państwa dane osobowe w tym procesie mogą być powierzone podmiotom zewnętrznym biorącym udział w procesie kontroli dostępu jednak zaznaczamy, że podmioty te pozostają pod naszym stałym nadzorem i zapewniają co najmniej ten sam poziom bezpieczeństwa danych osobowych co my.
Państwa uprawnienia
Chcieliśmy podkreślić, że gwarantujemy każdej osobie, której dane przetwarzamy skorzystanie z następujących uprawnień:
Podsumowanie
Podsumowując dokładamy wszelkiej staranności by procesy przetwarzania Państwa danych osobowych w jak najmniejszym stopniu wkraczały w Państw sferę prywatności jednak, jeżeli na którymkolwiek z etapów przetwarzania Państwa danych osobowych zajdzie wątpliwości co do zgodności tych działań z przepisami prawa prosimy o kontakt: iod@x-code.pl