Robot Co to jest RPA automatyzacja w księgowości

Co to jest RPA (ang. Robotic Process Automation)?

RPA to narzędzia informatyczne służące do budowy robotów programowych. Termin ang. Robotic Process Automation tłumaczymy jako zrobotyzowana automatyzacja procesów biznesowych. Roboty programowe wykonują zadania, obsługiwane wcześniej przez człowieka.

Co to jest RPA w praktyce? To technologia służąca automatyzacji, rozbudowanych i powtarzalnych procesów, w których roboty programowe komunikując się z systemami biznesowymi odwzorowują pracę ludzką.

Roboty potrafią wykonywać czynności w taki sposób, w jaki robią to pracownicy realizując procesy biznesowe.

Jak powstała zrobotyzowana automatyzacja procesów?

Rozwiązania typu RPA powstawały na początku XXI wieku, natomiast pierwsze zastosowania tego typu narzędzi pojawiły się nieco później. Początkowo były to proste automatyzacje polegające na zrobotyzowaniu czasochłonnych testów programistycznych.

Powstał algorytm, który pozwolił na usunięcie błędów popełnianych przez pracowników. Okazało się, że wprowadzenie rozwiązań klasy RPA przynosi szereg korzyści: zwiększenie wydajności pracy czy oszczędność czasu.

Chociaż RPA to dość nowe pojęcie, obecnie wykorzystywanie nowoczesnych technologii w celu wsparcia i optymalizacji pracy oraz rozwoju człowieka staje się codziennością. Automatyzacja pozwala na generowanie oszczędności, które w rezultacie mogą zostać zainwestowane w zwiększenie kompetencji pracowników. Polskie przedsiębiorstwa nie chcą pozostawać w tyle, rośnie zapotrzebowanie na narzędzia usprawniające pracę w organizacji.

“Dane firmy analitycznej Global Industry Analysts wskazują, że w 2020 roku rynek RPA miał wartość 0,82 miliarda dolarów. W 2027 roku kwota wzrośnie do 4,7 miliarda dolarów.”

Jakie procesy można zautomatyzować przy użyciu RPA?

Istnieje mnóstwo procesów, które zawierają pewne reguły postępowania. Najważniejsze by wprowadzone rozwiązania widocznie wpłynęły na jakość pracy w organizacji. Do przykładowych procesów, które możemy zautomatyzować przy użyciu RPA zaliczamy:

  • Automatyczne zapisywanie danych z faktur
  • Automatyzacja umów
  • Automatyzacja plików excel
  • Automatyzacja testów
  • Automatyzacja wysyłki maili
  • Automatyzacja pobierania danych z plików

Jakie branże mogą skorzystać dzięki technologii RPA?

Technologia robotyzacji może wspierać szereg branż, w których występują różnego rodzaju procesy biznesowe. Wystarczy dostrzec powtarzalne i monotonne czynności, wykonywane dotychczas przez pracownika i poddać je szczegółowej analizie. Na samym początku należy zadać kilka podstawowych pytań:

  1. Dlaczego dany proces istnieje?
  2. Czy jest istotny?
  3. Co chcemy osiągnąć automatyzując dany proces?
  4. Co jest dla nas najważniejsze?
  5. Czy w procesie będą zachodzić jakieś zmiany?
  6. Czy naprawdę potrzebujemy robota?
  7. Jak ulepszyć proces przed wdrożeniem automatyzacji?
  8. O czym należy pamiętać i czego nie należy pominąć w procesie?

Dopiero po dokładnej analizie procesu jesteśmy w stanie przygotować plan wdrożenia. Im szersze stosowanie automatyzacji, tym większa szansa na osiągnięcie lepszych wyników i minimalizację kosztów. Poniżej kilka praktycznych przykładów wykorzystywania narzędzi RPA:

  • Kadry i płace: rekrutacja (automatyczne wyszukiwanie kandydatów), generowanie skierowań na badania medycyny pracy, naliczanie premii oraz urlopów.
  • Sprzedaż i marketing: wystawianie faktur, procesowanie umów, generowanie ofert, rejestracja klientów, rejestracja umów.
  • Produkcja i przemysł: harmonogramowanie zleceń produkcyjnych, drukowanie rysunków technicznych.
  • Obsługa klienta: obsługa zamówień, obsługa wypowiedzeń umowy, rejestracja danych w systemach CRM.
  • Finanse i księgowość: księgowanie faktur, naliczanie wynagrodzeń, windykacja, weryfikacja kontrahentów w białej liście.
  • Logistyka i magazyn: potwierdzenie dostaw, rozliczanie dokumentów PZ/WZ, zarządzanie danymi produkcyjnymi, wprowadzanie dokumentów magazynowych.

Przykład wykorzystania technologii RPA w księgowości

Biała lista umożliwia weryfikację wybranych kontrahentów, by uniknąć sytuacji, w których właściciele firm biorą udział w transakcjach ze znikającymi podatnikami VAT. Jakie czynności wykonuje robot, by przyspieszyć proces weryfikacji kontrahentów?

  1. Robot otwiera przeglądarkę i wpisuje adres strony ministerstwa.
  2. Następnie, pobiera dane z pliku Excel i wpisuje je do odpowiednich wierszy.
  3. Robot kopiuje uzyskane dane do pliku Excel i zapisuje je.
  4. Użytkownik otrzymuje plik, który zawiera informacje na temat właścicieli wybranych firm.

Czym jest RPA? Automatyzacja procesów w praktyce

Spółka X-Code wdrożyła w firmie E-ON swoje autorskie narzędzie Router PWI – to rozwiązanie służące do automatyzacji czynności realizowanych na Platformach Wymiany Informacji w branży energetycznej. W ramach rozwiązania działa blisko 200 różnych robotów, które wykonują czynności, jakie pierwotnie były wykonywane przez pracowników firmy: np. rejestracja danych, weryfikacja danych, pobieranie zwrotnie statusu PZS. W ramach rozwiązania wprowadzono jednolity format danych wejściowych do usługi niezależnie od obsługiwanych Platform. Ponadto Router PWI został zintegrowany z systemem klasy CRM.

Wdrożenie pozwoliło na odciążenie pracowników od powtarzalnych czynności realizowanych na Platformach Wymiany Informacji – procesy wykonywane są automatycznie, co skróciło czas ich realizacji. Pracownicy Klienta nie mają wymogu śledzenia ewentualnych zmian na poszczególnych Platformach (realizują to roboty), co eliminuje ewentualne przestoje w procesach

Więcej informacji: https://www.x-code.pl/robotyzacja-procesow-biznesowych/

Przykład hiperautomatyzacji

Kolejnym przykładem efektywnej robotyzacji procesów biznesowych jest wdrożenie rozwiązań składających się z kilku elementów. Spółka odpowiedzialna za sprzedaż energii elektrycznej codziennie pozyskuje nowych klientów. Wymaga to realizacji wielu procesów, wykonywanych w główniej mierze przez Dział Wsparcia Sprzedaży. Z uwagi na wykorzystywane systemy oraz wewnętrzne warunki organizacyjne, wiązało się to z następującymi wyzwaniami:

  • Dublowanie czynności: proces wymagał rejestracji w kilku miejscach tych samych danych, co znacznie go wydłużało,
  • Błędy w procesowaniu – duża ilość powtarzalnych czynności wpływała na większą ilość błędów wykonywanych przez pracowników,
  • Dodatkowe koszty zatrudnienia – w przypadku nagłych wzrostów wolumenu wymagane było zatrudnianie nowych pracowników lub doszkalanie osób z innych działów,
  • Koszty utrzymania – w przypadku spadków wolumenu Klient ponosi koszty utrzymania zespołu w pogotowiu zmian,
  • Utrudniony monitoring statusu spraw – w przypadku opóźnienia w realizacji procesu występuje ryzyko kar naliczanych przez URE.

Na potrzeby Klienta wdrożono rozwiązanie składające się z kilku elementów, których działania bezpośrednio wpłynęły na sprawniejszą i optymalną realizację procesu zawarcia umowy z klientem końcowym:

  • Generator umów – Formularz internetowy pozwalający na wygenerowanie dokumentu umowy oraz zebranie informacji o umowie w formie cyfrowej,
  • Moduły realizujące zadania automatycznie – orkiestrator zarządzający pracą oraz roboty rejestrujące umowy w systemie CRM,
  • Moduł zarządzający zadaniami manualnymi w procesie – system workflow, w którym obsługiwane są niestandardowe przypadki oraz zadania, które nie podlegają robotyzacji w procesie.

W ostatnim etapie procesu dane trafiają do narzędzia Router PWI – to autorskie rozwiązanie firmy X-Code służące do automatyzacji czynności realizowanych na Platformach Wymiany Informacji w ramach procesu zmiany sprzedawcy.

Jak mogę Ci pomóc?

Chcesz mnie bliżej poznać - pobierz DEMO i zobacz jak pracuję.
Wypróbuj za darmo!
Robot loo BuzzAutomation 4